GESTION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA Apoyo a la Gestión Académica

Matrícula y servicios administrativos

 

 

La matrícula es un acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo que ofrece la institución. Se realiza un contrato la primera vez que ingresa un estudiante y podrá renovarse para cada año académico.

 

Mediante este contrato las partes: institución educativa, acudiente y estudiante se comprometen a conocer, aceptar, respetar y proponer modificaciones al Manual de Convivencia Institucional.

 

Ingreso por primera vez a la institución

 

Los criterios para la admisión son: tener 5 años de edad cumplidos al momento de la matrícula para el nivel de Preescolar o cumplirlos antes del 31 de marzo; tener  6 años de edad cumplidos al momento de la matrícula para el grado primero de la Básica Primaria.

 

Diligenciar el formato de admisión y devolverlo en la fecha establecida con los documentos requeridos, así:

 

  • Fotocopia del registro civil de nacimiento (para menores de siete años), tarjeta de identidad (para los estudiantes mayores de siete años) y para quienes hayan cumplido los 18 años se requiere fotocopia de la cédula de ciudadanía)
  • 2 fotos.
  • Fotocopia del Carné de vacunas (para niños de cinco a diez años).
  • Certificado de calificaciones en papel membrete desde quinto de primaria hasta el último grado aprobado, si va para secundaria; si va para primaria, calificaciones en membrete del último grado aprobado.
  • Ficha observador del estudiante en original.
  • Fotocopia de la EPS o SISBEN.
  • Si el estudiante es desplazado, anexar certificado.
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los padres de familia y/o acudiente.
  • Constancia del retiro del SIMAT, expedido por la institución.

 

Nota: Para el momento de la matricula deben estar presentes el Padre de Familia y el Estudiante.

 

 

Renovación de matrícula

 

La renovación hace referencia a los estudiantes que cursaron el año anterior en la Institución. Los criterios para la renovación son:

 

  • Estar a paz y salvo por los servicios que presta la institución. (Biblioteca)
  • Que haya sido promovido al grado siguiente por la Comisión de Promoción o que vaya a repetir el grado por primera vez.
  • No tener sanciones que impidan la renovación de la matrícula, según lo previsto en el presente Manual de Convivencia Institucional.
  • Tener la documentación requerida completa.

 

Los documentos que se requieren para la renovación de la matrícula son:

 

  • Formato de renovación de matrícula diligenciado.
  • Boletín final de calificaciones.
  • Paz y salvo expedido por la institución.(Biblioteca)
  • Los estudiantes que se van a matricular para el grado undécimo (11°) deberán presentar además la fotocopia del documento de identidad (tarjeta de identidad o cédula).

 

Matrícula por transferencia

 

Esta matrícula hace referencia a los estudiantes que iniciaron el año escolar en una institución educativa diferente y por motivo de cambio de domicilio solicitan continuarlos en nuestra institución.

 

Es necesario presentar un sobre de manila marcado con el nombre del acudiente, del estudiante, grado al que aspira y los teléfonos de contacto con los documentos que se soliciten para la admisión, previa la disponibilidad de los cupos para el grado así:

 

  • Fotocopia del registro civil de nacimiento o tarjeta de identidad.
  • Carné de vacunas, (para niños de cinco a diez años).
  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del padre de familia o del acudiente que se encuentre autorizado.
  • Hoja de vida debidamente diligenciada por la anterior institución.
  • Informe académico y de comportamiento obtenido en los periodos cursados en la anterior institución.

 

Matrícula de régimen especial

 

Esta matrícula hace referencia solamente al personal que acude a la institución solicitando cupo en los diferentes niveles, por motivo de desplazamiento forzoso, en cualquier periodo del año escolar.

 

Los criterios de admisión son:

 

  • Diligenciar el formato de admisión
  • Presentarse con el acudiente a una entrevista con el Rector, la maestra de apoyo  y/o Coordinador
  • Si no posee documentación escolar, presentar una prueba de valoración académica con la comisión de promoción y  evaluación del grado para el cual está solicitando cupo.  Si no cumple con los logros de promoción para el nivel solicitado, se le recomendará al acudiente que lo matricule en un grado inferior.

 

Los documentos requeridos son:

 

  • Certificado de persona en situación de desplazamiento forzoso, expedido por la Red de Solidaridad.
  • Carné de vacunas. Si no existe, debe dirigirse al Hospital más cercano para iniciar el Proceso de vacunación.
  • Si es posible, fotocopia de la cédula de ciudadanía del acudiente y si no existe debe presentar denuncia de su pérdida y constancia de su trámite.

 

Parágrafo primero: Bajo ninguna condición la institución tendrá a estudiantes como asistentes, sin que se le haya legalizado la matrícula o su renovación; para tal efecto se debe constatar las firmas del estudiante y del acudiente en el respectivo libro de matrícula.

 

Parágrafo segundo: Para la realización de las matrículas o su renovación, el Rector determinará las fechas en las cuales éstos deben efectuarse. La información al respecto saldrá con anticipación en circular institucional. Quienes por alguna justificación de causa mayor no logren matricularse en las fechas y horarios establecidos, deberán hacerlo la próxima fecha que indique el Rector.

 

Parágrafo tercero: Los estudiantes que estuvieron por fuera de la institución durante un año, o aquellos a quienes se les haya cancelado la matrícula por un motivo contemplado en este Manual, serán matriculados como estudiantes nuevos y deberán presentar la documentación para tal fin.

 

Causales De Terminación Del Contrato De Matrícula.

 

La institución Educativa podrá dar por terminado el contrato de la matrícula, aunque no haya terminado el año académico, en el momento en que se presente cualquiera de las siguientes causas:

 

  • Voluntad expresada en forma escrita por el acudiente.
  • Cuando por prescripción médica, psicológica u orden judicial se considere inconveniente la permanencia del estudiante en la institución.
  • Cuando el consejo directivo determine la cancelación o no renovación de la matrícula, por causa de una sanción al desempeño académico o comportamental, establecida en el presente Manual de Convivencia.

 

Parágrafo: Para hacer efectiva la terminación del contrato de matrícula, el acudiente debe presentarse a la Institución Educativa a firmar la cancelación, de lo contrario no se le hará entrega de la documentación referente al estudiante.

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